Il Comune di Cesena primeggia fra gli "Enti che funzionano e costano meno"

L'impegno per l'innovazione del Comune di Cesena ha conquistato un nuovo riconoscimento nell'ambito della VII edizione del Premio E-Gov, rivolto ai migliori progetti innovativi delle pubbliche amministrazioni, promosso dall'editore Maggioli e svoltosi nei giorni scorsi a Rimini.
In particolare, Cesena si è classificata al primo posto nella sezione "Enti che funzionano e costano meno", con il sistema di gestione totalmente digitale dei documenti contabili, ricevendo una targa e 500 euro.

"Grazie a questo progetto, avviato nel 2008 e in via di perfezionamento proprio in questi giorni -spiega il Sindaco Paolo Lucchi -, i vari settori del Comune non devono più passarsi di mano le fatture cartacee (in Comune ne arrivano circa un migliaio ogni mese), ma se le ritrovano direttamente nel computer. Questo permette una maggior efficienza, e soprattutto garantisce ai processi di liquidazione una maggiore tracciabilità e celerità".
"A renderci ancora più orgogliosi - aggiunge il Sindaco - il fatto che il progetto è stato ideato e implementato internamente dai Settori Ragioneria e Sistemi Informativi del Comune di Cesena con l'utilizzo di software Cedaf e di strumentazione avanzata e con il supporto della Regione Emilia-Romagna".

Quali le caratteristiche innovative del sistema? Innanzi tutto si è proceduto ad accentrare l'arrivo di tutte le fatture indirizzate al Comune in un unico punto, dove si procede al loro trasferimento su computer. Sui documenti viene apposta un'etichetta con codice a barre; uno scanner ad alte prestazioni provvede ad acquisire otticamente le fatture, riconoscendole tramite il codice riportato sull'etichetta e smistandole attraverso la rete informatica interna al Settore di destinazione. A loro volta, gli uffici possono passarsi "virtualmente" il documento di scrivania in scrivania per raccogliere tutti i visti di conformità, fino a quando la fattura viene dichiarata "pagabile" e si può effettuare la liquidazione.

L'adozione del nuovo sistema ha richiesto un certo sforzo da parte di tutti gli uffici, dal momento che è stato necessario apportate modifiche ai normali sistemi utilizzati in precedenza, ma risultati sono stati ottimi, sia per quanto riguarda l'organizzazione interna del lavoro sia in termini di soddisfazione dei fornitori. Infatti, in questo modo, è stato pressoché eliminato il rischio di smarrimento dei documenti ed è stato possibile abbattere i tempi medi di pagamento delle fatture (passati da 60 giorni agli attuali 24). Senza dimenticare che in questo modo si risparmiano circa 80mila stampe all'anno, con una conseguente economia nel consumo di carta e di toner. Completamente eliminati anche i costi di conservazione (in termini di spazi, faldoni ecc.), grazie al  versamento schedulato dei fascicoli al Polo Archivistico Regionale (Parer) mediante la piattaforma documentale, per la conservazione a norma dei documenti digitali.